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办公室如何选址?明确选址流程让你在最短的时间内成功选址

2023-01-13

对于大多数公司来说,租办公室都是一件棘手的事情。在租办公室的过程中,你是否曾有过这样的难题:因预算和场地规格达不到需求而心烦不已;因图片和实地所呈现的货不对版而叫苦不迭;因五花八门的中介推销而眼花缭乱、愈加迷茫……


别着急,小编将从以下几个方面进行分析,助你提高办公场所搜索效率,明确选址流程,确保您能够在最短的时间内租到最满意的办公室。

1
明确传统办公和联合办公的区别


办公室租赁类型大致上可分为两种:传统办公和联合办公。



【传统办公】是现在最普遍的一种办公室租赁类型。


典型特点:租期较长,租赁时装修条件不好需要自行装潢设计。常见的传统办公室类型有传统写字楼、商铺、产业园等。


适合租赁传统办公室的企业特点:公司整体规模在1-2年内变化不大,注重企业形象和门面设计,看中公司装修环境,租赁期限通常较长,以中大型企业或对私密性要求较高的企业为主。



【联合办公】最近几年开始兴起并慢慢流行开来的一种办公室租赁类型。


典型特点:租赁方式灵活,最少可以允许只租几个工位,按月出租,装修情况基本都还不错,拎包入住,办公配套设施较为完备,不需要额外花钱购置。常见的联合办公室类型有联合办公空间、企业孵化器等。


适合租赁联合办公的企业特点:公司在1-2年内变化会很大,可能随时准备更换办公地址,前期租金预算不多,并且不愿意花太多钱和时间精力来装修设计办公室,只要求能够满足基本办公需求即可,以小公司尤其是创业公司为主。比较适合企业自己寻租,一般联合办公的签约流程较为标准化,签约过程简单。


2
确定办公室大小


明确办公场地需要的面积,需要结合企业生命周期,考虑后续的人员招聘问题,一般情况下,企业前期发展业务,人员招聘较多。


按照相关经验,可以按照每人一个3-5平米的工位基数去做参考,极限压缩在2.5 平米,而当前要租的办公场所,要能够满足估算未来员工数量的三分之二,或四分之三,不要把空间算的太死,结合公司的发展规划,预估未来公司的人数,通过人数乘以每人需要面积数可估算出办公总面积。


另外,还需要加上单间的个人办公室、会议室、休息室、活动室等面积最终可大致得出整个办公场地的总面积。


当然,联合办公的独立办公室,只需考虑员工办公位置即可,会议室等设施都是共用的。



3
缩小筛选范围


在选址时,如果漫无目的地搜索,会非常浪费时间。下面为你提供一些关键变量/指标,可以帮助你缩小筛选范围。


【价格预算】首先要明确自己的办公场所租金预算和其他费用,包括租赁费用、中介费、装修费、清洁费、办公用品、办公设备(桌椅、电脑、其他电器)等,通过详细的成本核算明确可接受的单价范围,方便进一步筛选。


【地理位置】在地理位置的选上,除了交通、周边环境、配套设施等因素,产业布局也需要考虑在内,比如在上海境内,各区产业分布有着明显的差异:


嘉定工业区多汽车相关行业、普陀区软件开发公司较多:



【期限】租期越长,选择就会更多。但有些初创公司人员扩张较快,所以公司创始人应该从多方面考虑,和业主谈一个更加灵活的租赁期限。


4
办公室如何看


【采光】主要看朝向,写字楼朝向最佳正南正北,东西长,南北窄,能够通透最佳。另外采光如何、窗户的分布如何、中央空调的分布及额定功率等情况是否会符合公司的办公需求。


一般情况下,内部复式结构实现了内部互通,不仅给门禁系统的保安管理方面带来方便,也方便企业进行行政管理和成本控制;板式写字楼的机电设置、防火等功能区都分布在楼体两端,这样可以节省面积,提高实用率;而塔式写字楼的功能则通常分布在楼体中心,这样做则是出于各个方向采光的考虑,但中间朝里肯定是没有采光的。


【通风】看中央空调的密度和功率。


【房屋质量】是否漏水,是否有裂缝,是否甲醛超标。


【周边】了解周边餐饮、购物、交通是否方便,可以使用饿了么、美团、大众点评等APP了解周围店铺分布,并结合企业自身需求进行选择。


【公共设施】看电梯:了解电梯载重指标;电梯配套跟楼内人数的匹配度,这点可以通过早中晚高峰时期是否排队,排队需多久等衡量。看厕所:详细看一下厕所环境如何、厕所数量是否充足等。


【物业服务】物业服务是否到位,重点看保洁是否按时按点进行清洁打扫,能否时刻保持写字楼整体环境的干净整洁。


【装修情况】去看的房子的装修状况直接决定了装修的成本。比较理想的状况其实是毛坯房,这样电路、空调、隔断都可以从0开始做,做符合自己公司风格的东西。但是大部分都已经有公司用过的,隔断都得打掉,跟着墙壁地面都得重做。如果要考虑装修成本,建议带一个熟识的装修师傅去估计一下价格。

5
租赁过程中的注意事项


【租金报价形式】一般写字楼的租金报价形式分为三种:1、纯租金;2、租金中包含物业费用(这种形式多在租赁分散式业权写字楼时出现);3、租金中包含物业费用和发票。


【付款方式】具体是押几付几,业主一般会根据不同的承租期对押金作出不同的要求。比如押3付3就是指你每次付款是付3个月的租金,第一期付款时付3个月租金的钱作为押金,这个是很不合理的一个要求。一般情况下是押1付3。


【中央空调的时间及加时费用】一般写字楼中央空调供气时间是周一到周五8:00-17:00,这个期间的费用只是走电而已,具有写字楼资质的楼是商用电,上海的价格是1.2元/度。如果你们公司经常需要加班或者周六日需要上班,就要问清楚增容费。不同的楼不同,计算方式不同。有的按照每平米/每小时计算,有的按照每小时计算,价格也不等。


【房屋的使用率】因为写字楼都有公摊(比如大厅、走廊、电梯、厕所等),所以拿到的面积肯定不是报出的面积。使用率一般在70%左右,高一点的可能达到75%。如果业主或者经纪人报出的面积是600平米,使用率为70%,那么实际你去看房的时候面积应该在420平米左右。你可以拿尺子或脚步大致测量一下面积。


【楼房是否具有写字楼资质】意思就是,如果你的公司需要正式注册或者搬迁注册地址,就需要搬到有注册资格的楼房。鉴别很简单,只要该楼房可以作为公寓或者已经有人入住,那这个楼就应该被pass。写字楼资质的房子是商用或者办公用的。


【免租期】房屋要装修,一般业主会给免租期。情况不同,免租期长短也不同。


【中介费用】关于中介费,有的是业主支付中介费,有的是企业自己支付,具体要看企业与业主之间如何商议。


6
合同具体该怎么签


1)和业主方当面签,注意检查身份证和房产证和租赁证明书之类的证件,明确没有上任租客“历史遗留”的手续,确保自身可以顺利办下营业执照。


2)提前上网了解租写字楼常见的合同模板,如果业主方拿出来的合同中有些细节不一样,注意思考一下是否存在问题,避免“霸王条款”。


3)了解清楚是否可对房子进行隔断、钉钉子之类的装修工程。


4)写字楼合同一般是至少签一年,房租押一付三。如果不租,又要走什么样的流程也应在签订合同前和业主方沟通好。


5)尽量将涉及到具体金钱和日期的条款都写入租赁合同。包括但不限于租金、支付周期(押几付几)、支付方式(银行转账、支付宝转账最好写明账号)、押金金额、免租期、退租条款(如要提前多长时间通知房东)等。


此外,常见的有水电费、供暖费、物业费、卫生费、公摊费、日常维修等费用数额及相关的收费标准。最后询问房东是否还存在需缴纳但尚未提及的费用。


6)若是存在考虑转租的情况,也应先询问房东能否接受转租、转租是否会产生其他费用、押金返还条件等。


7)业主和承租人的责任:比如租赁房屋有质量问题,责任归谁。这部分要写的很详细才行,不然有可能会吃亏。


8)租金:在租金年年飞涨的情况下,长期租房时候业主会提出租金涨价的要求,比如每年涨1元,或者按照5%的比例递增。这些都要提前约定好,避免以后不必要的纠纷。


好了,以上就是租赁办公室需要明确的方向和注意事项。

文章来源于OfficeGo

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